Pour la Wallonie – Bien commencer dans FabriSoft
1. Installation du programme
1. Cliquez sur le lien de téléchargement dans le mail et choisissez « Enregistrer ».
2. Enregistrez l’exécutable, par exemple, sur le bureau de votre ordinateur.
3. Sur le bureau de l’ordinateur, faîtes un double-clique sur le fichier « AS-FabriSoft_Full_SetUp.exe » afin de commencer l’installation.
4. Vous suivez les différentes instructions reprisent sur les écrans afin de procéder à l’installation complète de FabriSoft. N’oubliez pas de cocher la case « Région Wallonne » lors du choix du diocèse.
Si vous travaillez sur MAC vous devez absolument avoir un émulateur Windows et entrer dans la cession Windows pour installer le programme.
Installation de Crystal Reports:
Les impressions sont réalisées sur base de modèles Crystal Reports, non modifiables par l’utilisateur, et nécessitent l’installation de composants.
Vérifiez auparavant si Crystal Reports n’est pas déjà installé sur l’ordinateur. Si après l’installation 64bit les impressions ne fonctionnent pas, réinstaller la version 32bit.
Après l’installation complète, vous entrez dans le programme FabriSoft (icône sur le bureau de l’ordinateur).
Avertissement : dans FabriSoft le passage d’un champ à un autre doit toujours se faire avec la touche « ENTER » et ceci afin de valider les champs.
2. Création du dossier
Quand vous entrez dans FabriSoft pour la première fois, le programme vous demande de créer votre dossier.
1. Dans le champ « Nom du fichier » vous indiquez un nom de fichier personnel à votre dossier. Par exemple:NOMFABEGL pour NOM DE LA FABRIQUE D’EGLISE (10 lettres maximum). Le fichier « NOMFABEGL.FAEG » sera dès lors créé et se retrouvera dans le répertoire AVARNA/ASCFABRIC_V001/DATA
2. Entrez ensuite le nom complet de la fabrique d’église. Ce fichier contient toutes les données comptables de la fabrique.
3. Choisissez le « Diocèse », la « Province » et l’ « Arrondissement »
4. Indiquez les coordonnées complètes et cliquez sur la touche « Etape suivante ».
3. Création du financier
1. Vous attribuez un code au financier (par exemple:BELFIU pour BELFIUS BANQUE –Il est recommandé d’utiliser, pour le code, 6 positions maximum).
2. Vous indiquez ensuite le nom de la banque en FR et en NL ainsi que le numéro de compte, le numéro IBAN et le code SWIFT/BIC.
3. Pour terminer, vous indiquez le montant du solde à l’ouverture (par exemple:1000.00). S’il n’y a pas de solde précédent, il y a lieu d’indiquer 00.00. Ce solde est toujours modifiable par la suite via le menu « Paramètres généraux » –« Gestion des financiers ».
4. Vous cliquez ensuite sur la touche « Valider » afin de passer à l’écran de démarrage du dossier et du choix du premier exercice dans lequel vous allez encoder vos données.
4. Choix de l’exercice (par exemple:2018)
Vous devez définir l’année du premier exercice actif (exercice dans lequel seront saisies les recettes et dépenses de l’année en cours).
Le programme déterminera automatiquement les années des 2 exercices précédents dans lesquelles seront saisis les montants des reprises des comptes et budgets (exercice en cours:2018. Exercices précédents:comptes 2016/2017 et budgets 2017/2018).
5. Gestion des financiers
Vous entrez dans le menu « Paramètres généraux » « Gestion des financiers ».
Dans la liste vous retrouvez le premier financier que vous avez créé.
Pour créer un 2ème financier éventuel ou plus,vous cliquez sur l’icône « Créer » (page blanche) et complétez l’écran de droite. Vous terminez par « Enregistrer ».
6. Gestion des débiteurs
Vous entrez dans le menu « Paramètres généraux » « Gestion des débiteurs ».
Dans la liste vous retrouvez les débiteurs par défaut. Vous pouvez:
- soit modifier/compléter la fiche (double-clique sur le débiteur dans la liste).
- soit supprimer un débiteur (sélection du débiteur dans la liste et clique sur l’icône « Supprimer » (croix rouge)).
- soit créer un nouveau débiteur (clique sur l’icône « Créer » (page blanche)).
7. Gestion des fournisseurs
Vous entrez dans le menu « Paramètres généraux » « Gestion des fournisseurs ».
Dans la liste vous retrouvez des fournisseurs par défaut. Vous pouvez:
- soit modifier/compléter la fiche (double-clique sur le fournisseur dans la liste).
- soit supprimer un fournisseur (sélection du fournisseur dans la liste et clique sur l’icône « Supprimer » (croix rouge)).
- soit créer un nouveau fournisseur (clique sur l’icône « Créer » (page blanche)).
8. Gestion des articles de recettes et de dépenses
Vous entrez dans le menu « Paramètres généraux » « Gestion des articles de dépense » / « Gestion des articles de recette ».
Il vous est possible de modifier le libellé d’un article existant et/ou de créer un nouvel article.
Pour modifier un libellé d’un article existant Vous double-cliquez, dans la grille du dessous, sur la ligne de l’article à modifier. Vous effectuez la modification dans l’écran du dessus et cliquez ensuite sur l’icône « Enregistrer ». :
Pour créer un nouvel article Vous cliquez sur l’icône « Créer » (page blanche). : Vous indiquez le numéro de l’article. Il se compose de trois parties:
- Code d’identification:R ou D (indiqué par défaut)
- Numéro:2 caractères numériques de 00 à 99
- Indice:caractère alphabétique pour les rubriques ventilées (ne seront imprimables que via les documents internes).
Vous indiquez ensuite le nom de l’article et passez ensuite dans les champs suivants avec la touche « ENTER ».
Vous déterminez ensuite à quelle classe et quel chapitre appartient cet article.
Le champ « Classe » indique la classe à laquelle appartient l’article lors de l’édition des comptes. Le champ « Chapitre » indique le chapitre auquel appartient l’article lors de l’édition des budgets.
9. Reprises des comptes et budgets des 2 années précédentes
Vous entrez dans le menu « Outils » « Reprises des comptes et budgets ».
Quand les montants des comptes/budgets sont introduits et équilibrés, vous enregistrez et cliquez sur l’icône « Transfert de données ».
10. Saisie des recettes/dépenses
- La saisie des Recettes se fait par le menu « Saisies » « Recettes ».
- La saisie des Dépenses se fait par le menu « Saisies » « Dépenses ».
- Les recettes et dépenses peuvent être encodées en même temps via le menu « Saisies » « Combinées » (ne pas oublier de cochez soit « Recette »,soit « Dépense »).
Dans tous les écrans,valider toujours les champs avec la touche « ENTER ».
11. Instructions afin d’initialiser et préparer le budget suivant (par exemple:2019)
1. Si ce n’est pas encore fait, ouvrir l’exercice « 2019 » via le menu « Système » « Gestion des exercices ».
2. Dans l’année 2019, entrer dans le menu « Budgets » « Saisie du budget » et cliquer sur l’icône « Créer » (page blanche).
3. Cliquer sur l’icône « Récupère le budget de l’exercice précédent » (petit engrenage orange) si vous désirez récupérer les montants du budget précédent. Vous pouvez ensuite modifier ceux-ci.
4. Cliquer ensuite sur l’icône « Crayon » sur la première ligne de la grille afin d’activer l’icône « Enregistrer » (disquette bleue).
5. Cliquer sur l’icône « Enregistrer » et fermer l’écran.
6. Entrer dans le menu « Budgets » « Calcul de l’excédent ou du déficit présumé ».
7. Cliquer sur l’icône « Générer les valeurs » (petit engrenage orange).
8. Cliquer sur l’icône « Enregistrer » (disquette bleue).
9. Cliquer sur l’icône « Transférer le résultat » (petit v vert) et cliquer sur la touche « Oui » lors du message.
12. Impression du budget et des comptes
1. L’impression du budget se fait par le menu « Impressions » « Documents légaux » « Budget ».
2. L’impression des comptes se fait par le menu « Impressions » « Documents légaux » « Comptes »
- Vous ajouter le formulaire des délibérations au budget par le menu « Budgets » « Délibérations » en cochant la case « Création automatique d’une délibération ».
- Vous ajouter le formulaire des délibérations aux comptes par le menu « Comptes » « Délibérations » en cochant la case « Création automatique d’une délibération ».
13. Modifications budgétaires
Les modifications budgétaires se font via le menu « Budgets » « Modifications budgétaires ».
Vous introduisez une nouvelle modification en cliquant sur l’icône « Créer » (page blanche). La modification apparaît dans la liste de gauche après enregistrement.
Vous pouvez modifier/supprimer une modification tant que celle-ci n’a pas été consolidée (mise à jour des montants au budget).
Pour imprimer une modification budgétaire à partir de la liste, vous cliquez sur l’icône « Crayon » au niveau de la modification concernée et cliquez ensuite sur l’icône « Imprimer ».
Il n’est pas possible de créer une nouvelle modification si la modification précédente n’a pas été consolidée.
Vous imprimez également les modifications budgétaires via le menu « Impressions » « Documents légaux » « Modifications budgétaires ».
14. Corrections de la tutelle
Les corrections se font via le menu « Budgets » « Corrections de la tutelle ».
Vous introduisez une correction en cliquant sur l’icône « Créer » (page blanche).
Vous pouvez retrouver la liste des corrections enregistrées en cliquant sur l’icône « Imprimer ».
Vous imprimez également les corrections via le menu « Impressions » « Documents légaux » « Corrections de la tutelle ».
